Per le imprese che forniscono servizi al pubblico, l’essere facilmente reperibili e il poter fornire informazioni corrette ed esaustive alla propria clientela, ogni qualvolta si renda necessario, sono prerogative irrinunciabili.

Stabilire un contatto diretto con l’utenza e organizzarsi in maniera tale da poter offrire risposte alle sue domande, nonché tutto il supporto necessario, possono essere ingredienti vincenti, in grado di far emergere un’attività, differenziandola dai suoi competitor e determinandone il successo.

Ancora oggi, la telefonia rimane sicuramente lo strumento protagonista di questo tipo di attività. l’avvento dell’era informatica e di molti mezzi di comunicazione innovativi, il telefono continua a campeggiare sulle scrivanie degli uffici di tutto il mondo. Ovviamente, esso non è utile solo nelle comunicazioni con la clientela, ma consente ai lavoratori di confrontarsi tra di loro in modo rapido, per scambiare informazioni e ricevere o fornire aiuto nello svolgimento delle varie attività, con logici effetti positivi sul piano della produttività.

In sostanza, nessuna azienda degna di questo nome può prescindere da un buon servizio di telefonia fissa e, inoltre, in molti casi si rende necessaria anche la creazione di un centralino, ovvero di un sistema che permetta di smistare correttamente le telefonate in entrata, offrendo un servizio di segreteria telefonica, la possibilità di gestire le chiamate in coda oppure quella di mettere in attesa, aspettando che si liberi un operatore.

Riuscire a organizzare in questo modo un ufficio può essere molto dispendioso: al costo, già di per sé oneroso, dell’abbonamento telefonico, si aggiungono le spese necessarie per la realizzazione dell’hardware del centralino. Non solo, anche una volta installata, la classica rete telefonica analogica continua a richiedere una manutenzione costante. Senza contare che qualunque intervento di modifica, anche la semplice aggiunta di un’ulteriore utenza, richiede l’intervento del personale tecnico, con ulteriori dispendi sia a livello economico che a livello di tempo.

Oggi la rete offre una nuova, interessante opportunità: quella della telefonia VoIP, ovvero della tecnologia che consente di effettuare chiamate sfruttando la rete internet, invece che quella telefonica.

Grazie alle proposte messe a punto da realtà attive già da diversi anni nell’ambito della fonia digitale, come quelle ideate da OpenVOIP, una delle prime aziende a commercializzare centralini telefonici basati su tecnologia IP, attualmente è possibile dotare i propri uffici di una rete telefonica compresa di centralino, sostenendo spese molto contenute, ma assicurandosi un servizio di qualità eccellente e che ai primi test è sembrato tra i più performanti.

Centralino VoIP virtuale

La telefonia che sfrutta la rete internet è ancora poco conosciuta dal grande pubblico, eppure risulta essere già molto diffusa: basti pensare che la maggior parte degli operatori telefonici utilizzano questa tecnologia da anni, senza che gli utenti finali ne siano informati. D’altronde, la qualità delle comunicazioni risulta essere in molti casi impeccabile, rendendo impossibile distinguere una telefonata VoIP da una che sfrutta la normale rete analogica.

Gli unici requisiti necessari per accedere a questo tipo di fonia sono:

• la disponibilità di una connessione ADSL;
• il possesso degli apparecchi telefonici in grado di sfruttare la tecnologia VoIP.

Sottoscrivendo un contratto con OpenVOIP, è possibile acquistare uno o più numeri fissi geografici, a cui sono associate le credenziali che consentono di impostare il telefono e di accedere alla propria area personale sul portale dell’azienda, dal quale è possibile gestire molteplici attività e verificare, tra le altre cose, lo storico delle chiamate effettuate e ricevute, oppure il credito disponibile.

I vantaggi offerti dalla fonia digitale sono davvero molti:

• Riduzione dei costi di chiamata per telefonate nazionali e internazionali, verso numeri fissi o mobili
• Semplicità di passaggio dall’analogico al VoIP, che di fatto non richiede nessun intervento particolare, né la realizzazione di nuove infrastrutture
• Rapidità nell’attivazione delle nuove utenze, disponibili nell’arco di 24 ore lavorative dalla firma del contratto
• Possibilità di accedere a molti servizi nati dall’integrazione tra telefonia e strumenti informatici.

Proprio in relazione a quest’ultimo punto, un brillante esempio delle prerogative della fonia VoIP è rappresentato dal cosiddetto centralino VoIP virtuale. Con questo termine si indica, in sostanza, dei centralini remoti, non rappresentati da elementi fisici presenti in un ufficio o nella sede di un’azienda, ma da sistemi cloud, ospitati nei server dall’azienda che eroga il servizio.

Il servizio di centralino VoIP virtuale offerto dall’azienda italiana OpenVOIP può essere preso ad esempio per comprendere meglio le caratteristiche di questo particolare strumento.

Fondamentalmente, esso consente di disporre di tutte le funzioni tipiche di un centralino analogico, con il vantaggio di non richiedere alcun intervento per l’istallazione e la manutenzione della componente hardware: ciò si traduce in un risparmio notevole, sia a livello economico, che di tempi e spazi.

Sfruttando le possibilità offerte dalla tecnologia VoIP e da un centralino VoIP virtuale è possibile:

• Smistare agevolmente le chiamate in entrata, inoltrandole verso interni specifici, ma anche verso indirizzi IP di apparecchi appartenenti alla rete aziendale e dislocati in altre sedi, senza nessun costo aggiuntivo
• Accedere al servizio di voice mail, che consente non solo di disporre di una segreteria telefonica, ma anche di ricevere per posta elettronica i file audio delle registrazioni;
• Effettuare un numero potenzialmente illimitato di chiamate in uscita in contemporanea;
• Gestire il blocco di determinate utenze, delle code di chiamate, della linea occupata e personalizzare la musica o il messaggio di attesa;
• Sfruttare la modalità giorno/notte, grazie alla quale è possibile impostare le fasce orarie e le giornate in cui i numeri devono essere raggiungibili e quelle in cui entrerà automaticamente in funzione la segreteria telefonica
• Attivare un risponditore automatico interattivo, che guida e fornisce istruzioni all’utenza, attraverso la selezione dei contenuti di interesse con la tastiera telefonica
• Associare un’utenza fissa anche a strumenti quali smartphone e PC portatili.

Il dato più interessante è legato al fatto che questa lunga serie di funzioni può essere gestita in maniera completamente autonoma, in qualunque momento e ovunque ci si trovi. Nell’ambito dei servizi offerti da OpenVOIP, infatti, è sufficiente connettersi al web e visitare la propria area personale sul portale dall’azienda per avere accesso al proprio centralino VoIP virtuale.

Qui, tramite l’ausilio di un’interfaccia semplice ed intuitiva, è possibile effettuare qualunque modifica si desideri, provvedendo in prima persona all’impostazione dei vari servizi.

In conclusione, è evidente come la tecnologia VoIP consenta di accedere ad un gran numero di utili funzioni, ideali per chi necessita di un sistema di telefonia semplice e snello, che assicuri tutte le funzioni tipiche della rete analogica, rivisitate e ottimizzate grazie agli strumenti informatici e soprattutto rese più facilmente gestibili ed economiche.

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